Crear la base de datos de tu Escuela Online es tu más preciado tesoro. Si, si, lo has leído bien, la base de datos es indispensable en tu negocio online, ya que es el listado de todos tus alumnos y la información relacionada a ellos. Desde su nombre, email, número de identificación hasta sus preferencias de cursos y clases que toman contigo.

Muchas veces, cuando venimos empezando, no le damos la importancia que merece ya que al tener pocos alumnos los gestionamos de manera muy personalizada, sabemos de memoria su nombre, gustos y hasta casi su email. Pero cuando escalamos y queremos crecer con nuestra Escuela Online, tener toda esta información organizada, es decir, tener nuestra base de datos optimizada, es indispensable para no perder la comunicación con nuestros alumnos actuales ni con los potenciales.

La base de datos de tu Academia Online es un recurso de alto valor que te va a ayudar a vender más, a conocer mejor a tus alumnos y a destacar frente a tu competencia.

Por eso vamos a hablar en este post sobre Cómo crear y organizar una base de datos para tu escuela online. Y hay muchas cosas que tenemos que contar… ¿Empezamos?

La base de datos de cualquier negocio online es el centro de su estrategia de ventas. Todo debe girar alrededor de como optimizarla para mantener a los clientes actuales informados y aportar más confianza a los que alguna vez se interesaron por nuestra escuela online pero no realizaron ninguna compra.

Pero ¿qué es en sí la base de datos de clientes de tu escuela online?

En términos simples, es el listado de todos tus clientes, en este caso es el listado de todos los alumnos de tu Academia Online. Es donde los recopilas, administras, divides en diferentes listados y segmentas a todas las personas según su email, ubicación, tipos de formaciones que han comprado, etc.

Los expertos definen tres características en una base de datos para que sea eficiente:

  1. debe estar construida de forma genuina
  2. debe estar siempre actualizada
  3. debe de tener registros reales y voluntarios.

Todos los datos que reúnas te ayudarán a impulsar las ventas de tus cursos online porque podrás analizar el perfil de tus compradores y el de las personas que en alguna ocasión se interesaron por tu marca. El tipo de información a solicitar a tus alumnos tiene que variar atendiendo a tus necesidades y tu estrategia de marketing online. Con un análisis de los datos, tendrás todo lo que necesitas para definir a tu Buyer Persona (representación ficticia de tu potencial cliente).

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¿Cuáles son los beneficios de tener una base de datos de alumnos para tus cursos online?

Para comenzar debes recordar que es más fácil convencer a antiguos alumnos de tu academia online a realizar un nuevo curso que a futuros alumnos o clientes potenciales que aún no conocen tu existencia.
Asegúrate de que al elegir la plataforma para crear tu Escuela Online te permita organizar tus alumnos según los cursos que han comprado.
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Por lo tanto, podemos decir que los beneficios más importantes de contar con una base de datos en tu Academia son:

¿Cómo crear una base de datos para tu Escuela Online?

Aunque con una base de datos podemos hacer muchas cosas, vamos a centrarnos en su aspecto como centralizadora de información de alumnos. Te indicamos los pasos a seguir para tener una base de datos eficaz:

¿Cómo vas a obtener la información de los alumnos?

Existe una gran variedad de canales desde los que puedes obtener leads para la base de datos de tu escuela online.

Consejos para crear un formulario de registro que tenga éxito

Herramientas para bases de datos

Existen muchos programas y aplicaciones que gestionan bases de datos, estos se llaman CRM (Customer Relationship Manager). Tienes que tener en cuenta cuáles son los que tienen un mejor costo/beneficio para ti como instructor online y cuáles responden a tus necesidades. No obstante, la mayoría de los profesores online que empiezan a crear sus bases de datos lo hacen a través de Excel. Excel a pesar del tiempo que lleva, sigue siendo la solución más rápida y práctica que hay. No obstante, también puedes probar Google Sheets, Hubspot CRM, etc.

Tener en cuenta el Marketing de Permiso y no compres datos

Es vital para contar con una base de datos de alumnos de calidad. Es mejor tener pocos alumnos activos que te compran de manera recurrente y que leen tus emails, a muchos alumnos potenciales que no están interesados en tus servicios y que no terminan comprando.

Los alumnos deben dar siempre su consentimiento para que se le envíe información. Es más rentable y cumple con la legalidad de la Ley de Protección de Datos (LOPD, RGPD).

Evita comprar usuarios de una base de datos. Esto es algo que NO te recomendamos que hagas bajo ningún concepto, no es ética, ni efectiva (ya que es gente que no está interesado en tus productos ni servicios), además roza la ilegalidad. Muchas de las cuentas que compras son inexistentes o antiguas y poseen altas tasas de rebote. Es un dinero invertido de forma ineficiente. En tu base de datos sólo deberían estar aquellos alumnos que han mostrado interés en tus formaciones online por alguna de las vías de comunicación que utilizas a diario para comunicarte con ellos.

Recuerda siempre que la misión de una base de datos es la segmentación. Aunque puedas crear comunicaciones puntales para toda tu base de datos, tendrás que realizar acciones separadas según los distintos perfiles. ¡Personaliza!

ClassOnLive, la plataforma LMS donde puedes crear tu Escuela Online y gestionar tus alumnos sin conocimientos técnicos, te permite gestionar tus alumnos organizados por formaciones que te han comprado y por pagos realizados. Puedes además personalizar tu formulario de registro y tener tu propio blog. Todas estas herramientas y funcionalidades indispensables para gestionar tu Academia Online.

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