La videoconferencia está de moda. La pandemia mundial por el Covid-19 ha provocado que usemos las reuniones online no sólo para temas laborales o para impartir cursos online, sino también para contactar con nuestros familiares y amigos. Por supuesto, la tecnología no reemplaza a los besos y abrazos, pero desde luego sí que nos está dando grandes alegrías en estos momentos.

Si nos alejamos un poco de las conversaciones más personales y pasamos al mundo laboral (ahora que todo el que puede está teletrabajando) es cierto que debemos tener en cuenta ciertas premisas para realizar una videoconferencia con éxito. En caso contrario, perderemos mucho tiempo y productividad. De hecho, podríamos decir que existen unas “reglas de comportamiento” para aprovechar mejor esta herramienta tecnológica.

¿Quieres saber qué debes tener en cuenta para realizar una videoconferencia de forma efectiva? Pues sigue leyendo…

Consejos para hacer una videoconferencia

Antes de la videoconferencia…

1. Entiende el concepto. No se trata de hablar por teléfono mientras te ves. Debes comportarte siempre porque los usuarios te ven todo el tiempo.
2. Conexión a Internet. Necesitas al menos 1,2 Mbps para una videollamada en alta definición. Conéctate por cable mejor que por WiFi y cierra todos los programas abiertos. Evita también subir o descargar archivos.
3. Elige el lugar. Y no vale cualquier sitio, y más si hablamos de una videoconferencia de trabajo o de impartir una clase online. Elige bien qué objetos estarán visibles y cuáles no te parecen apropiados (trofeos, diplomas, posters, fotografías…).
4. Prueba. Jamás nos cansaremos de repetirlo. No te lances a la piscina sin saber si cuentas con todo lo necesario para hacer una videoconferencia de calidad.
5. Conoce la herramienta. Si quieres dar una imagen profesional debes saber solucionar los problemas técnicos que pueden surgir durante la retransmisión. Además, debes conocer las funcionalidades que ofrece la plataforma escogida, como compartir pantalla, enviar archivos, silenciar usuarios, etc.
6. Usuarios. Para temas personales solemos tener unos usuarios más divertidos. Si vas a hacer una videoconferencia laboral o incluso una entrevista de trabajo por este sistema, cuida muy bien tu nombre de usuario. Hemos visto cada “vivalajuerga”, “aquíestoyyo”, “molomazo”, … También hay que cuidar la foto de perfil: sin mascotas, buena postura, vestimenta adecuada…
7. Vestimenta. Evita estampados con patrones repetitivos, como rayas o lunares y las camisas blancas sobre fondo blanco (o serás una cabeza flotante). Lo mejor son colores claros. Tampoco abuses del maquillaje ni de las joyas. En definitiva, un look casual, pero profesional.

Durante la videoconferencia…

1. Puntualidad. Llegar tarde es poco profesional y una falta de respeto al tiempo de tus interlocutores.
2. Dónde mirar. En el contacto real miramos a nuestro interlocutor a los ojos. En videoconferencia debes tener en cuenta la distancia focal y mirar a la cámara. Si lo necesitas, alza tu dispositivo para que la cámara quede a la altura de los ojos.
3. Multitasking. El ser humano es multitarea, que es el significado que tiene ese anglicismo. Si estás en una reunión laboral, resulta algo molesto que suenen papeles, sonidos de móvil, etc.
4. Ángulo. Aunque sea tentador por el momento en el que nos encontramos, no hagas una videoconferencia desde el sofá o desde la cama, porque proyectas una imagen poco profesional y además aparecerás deformado/a. Parece obvio, pero se ve cada cosa por ahí…
5. Postura. Las manos siempre visibles y postura erguida. Piensa siempre que estás en una reunión importante.
6. Voz y lenguaje. Utiliza un tono algo más alto del que usas normalmente (sin exagerar) y intenta articular bien. No hagas bromas y elige bien tu vocabulario (sobre todo si las personas con las que hablas son de países diferentes al tuyo). Además, espera unos segundos para hablar, ya que las videoconferencias suelen tener unos segundos de retardo (así no interrumpes a tu interlocutor).
7. Iluminación y ambiente. Lo mejor es una luz difusa frontal y evitar toda interrupción. No te pongas delante de una ventana, por ejemplo. No son factores decisivos, pero todo suma…
8. Malos hábitos. Bostezar, jugar con el bolígrafo, pintar sin motivo, fumar, comer, masticar chicle, etc; indicarán que te aburres, que estás ansioso/a. No faltes al respeto a los demás.
9. Agilidad. Sea cual sea el fin de la conferencia (dar clases online o tener una reunión con tu equipo de trabajo) procura que no se alargue demasiado. Una hora es más que suficiente para no cansar a los usuarios (sobre todo en la enseñanza online).
10. Presentación. Antes de empezar, preséntate y haz lo mismo con el resto de usuarios (o intenta que lo hagan ellos).

Después de la videoconferencia…

Una vez que has terminado, es importante que analices los errores que has encontrado para corregirlos y no volverlos a cometer.

Si no has podido tomar notas, sería interesante que lo hicieras finalizada la videoconferencia, cuando el contenido está “más fresco” y recordarás mejor lo importante.

Aún así, hay plataformas, como ClassOnLive, que te permiten grabar la videoconferencia. La videoconferencia es una herramienta que utilizarás tarde o temprano con diversos fines. Y el mejor consejo que podemos darte es que utilices el sentido común para que todo salga bien.

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