Hace unos días publicamos en nuestro blog una entrevista al consultor de productividad personal Iago Fraga, para que nos hablase de su libro La Revolución Productiva y nos diera algunos consejos para aumentar nuestra eficacia tanto laboral como personal.

Hoy os traemos la segunda parte de esta entrevista para que aprovechéis los consejos de un experto de tanto nivel y sepáis que a ser productivo también se aprende.
Además, y al hilo de este tema, te proponemos el curso de Cómo evitar que mis presentaciones sean mediocres, para aprender a planificar, estructurar y diseñar presentaciones de alto impacto.

¿Las redes sociales benefician o perjudican nuestra productividad? 
Toda herramienta puede ser bien usada o mal usada. Las herramientas nunca son buenas o malas de por sí. Sin embargo, he de admitir que, para el usuario medio, que se conecta sin ningún tipo de fin, se conecta en todo momento y ya casi las concibe como su "plan por defecto" para cuando tienen 5 minutos libres, están teniendo un impacto muy muy negativo. No sólo en el tiempo que perdemos sino también por el impacto en nuestra atención. Es peligroso constatar que, incluso cuando encontramos algo bueno en las redes sociales, vamos directos a las fotos, lo leemos en diagonal y pasamos a lo siguiente. Estos efectos son muy muy perjudiciales para trabajar correctamente. 

¿Nos puedes dar algunos consejos para organizarnos mejor? 
Primero: lee de productividad personal. Abónate a un blog por ejemplo. Hay gente que se dedica a resolver tus problemas cotidianos. Escúchalos. Aprovéchate de sus ideas. No hace falta reinventar la rueda y no esperes a jubilarte. 
Segundo: Dedica un cierto tiempo a la semana a construir y configurar tus herramientas. Trabajas probablemente más de 40 horas para tu jefe, ¿cuántas para ti? Créate una lista de tareas, instala una aplicación de alarmas, aprende a automatizar pagos en el banco, etc. Cada día tiene que llevarte menos esfuerzo hacer lo mismo y así liberas más tiempo para ti (ya sea para gastar o reinvertir).

¿Cuál es tu frase favorita sobre productividad?

"Todo lo que tiene forma puede ser definido, y todo lo que puede ser definido puede ser derrotado" (Sun Tzu). Uno de los grandes desconocidos en productividad personal son las estrategias. La estrategia es exactamente el paso que viene después de que nos hayamos marcado uno o varios objetivos. Esta frase me encanta porque deja claro que no hay problema que no tenga solución, sólo es cuestión de medios y de estrategia lo cual motiva mucho y recuerda en qué hay que concentrar las fuerzas.

¿Cómo podemos ser más productivos en nuestro trabajo? 
La productividad es una combinación de eficacia (hacer las cosas lo mejor posible) y pertinencia (hacer lo que aporta valor). Así que mis dos grandes consejos serían: vuélvete un experto de lo que repites a diario y haz lo que aporte valor, no lo que parezca que hay que hacer.

¿Quizás lo más difícil sea marcarte los objetivos? ¿Plantearlos bien? ¿Qué importancia le das a los objetivos en el mundo de la productividad?
Los objetivos son lo más importante en productividad. De hecho, tanto es así que solo puedes "ser productivo" si tienes un objetivo porque se considera productiva a una tarea tan solo si "te acerca" a tu objetivo. Si no tienes objetivo, ninguna tarea puede acercarte. Lo más difícil de los objetivos es definirlos, es decir, concretarlos por escrito. Y esto nos cuesta porque tenemos que decidir y dejar cosas de lado. Al mismo tiempo, cada cosa que defines es una mini-victoria. Por ejemplo, definir tu trabajo ideal es un objetivo profesional. Mientras no defines tu trabajo ideal, es difícil decir si te interesa o no aprovechar cada oferta de trabajo, cada oportunidad o cada cambio que se presente. Sin embargo, si definieses desde hoy tu trabajo ideal, podrías concebir inmediatamente un plan para alcanzarlo y cada oferta u oportunidad de evolución la resolverías sin esfuerzo en función de si te acerca o te separa de ese trabajo ideal. 

Quiero mejorar mi productividad personal, ¿cómo empiezo? 
Ve a www.tecnicasdeorganizacion.com/guia-como-organizarme/ descárgate la guía ¿Cómo puedo organizarme? y léela. Eso te orientará, te dará las primeras pinceladas y te ayudará a determinar por dónde continuar (en función de tu caso). Es un pdf cortito y muy visual.

Necesito más tiempo, ¿cómo lo hago? 
El tiempo ni se crea, ni se gestiona. De hecho, estás constantemente "recibiendo tiempo" nuevo y no necesitas más. El problema frecuente suele ser que hipotecamos todo el tiempo que está por llegar, o bien porque tienes más horas comprometidas a la semana de las que hay en la semana o bien porque existe algún frente al que has decidido darle un cheque en blanco por todo el tiempo que esté por venir (por ejemplo: tus hijos). Para tener tiempo libre necesitas renegociar esos compromisos. No vas a disfrutar nunca de una hora libre mientras no tengas menos horas comprometidas a la semana de las que tienes disponibles, ni mientras que siga habiendo algún tema en tu vida al que le permitas el comerse toda hora libre que generes. Reduce compromisos y crea proyectos que te faciliten la vida (para gasta cada semana menos tiempo en lo recurrente).

¿Se debería capacitar a cualquier empleado en productividad y gestión del tiempo?

Rotundamente sí. En criterios estrictamente económicos además, la productividad es una de las mejores inversiones y más fáciles. En el caso de los trabajadores del conocimiento y de aquellos que tienen un mínimo de autonomía (y esto empieza desde que no te dicen en cada momento qué hacer) es imprescindible. Una empresa improductiva simplemente no puede competir con otra en la que cada individuo está formado en productividad es como si tuvieses el doble de empleados a la mitad de coste.

¿Qué es lo que más influye negativamente en nuestra productividad laboral? 
Creo que todavía no estamos preparados para gestionar a la gente muy productiva. En ciertos ambientes está incluso desincentivada aunque sea involuntario. Al productivo, que te hace lo mismo y mejor en la mitad de tiempo, se le reconoce poco, se le prima poco y se le adjudican más engorros que al pasota de la oficina (porque todos queremos trabajar con el que lo hace bien). Si no se premia a los que rinden más, es muy probable que el productivo quiera dejar de rendir tanto o simplemente se vaya allí donde le reconozcan. Hay que valorar la productividad, hay que incentivarla y hay que reconocerla. Es un win-win tanto para la empresa como para el empleado.

Es complicado ser productivo y eficiente el 100% del día. ¿Qué sugieres tanto para combatir como impulsar el momento de la caída de la productividad? 
A menos que trabajes en una fábrica, el trabajo que sacas adelante no depende tanto de las horas que trabajas, sino de la calidad de tu trabajo. No descartes hacer una pausa cuando te estanques para recargar pilas y prueba a dejar el trabajo simple y manual para cuando estés agotado mentalmente.

Danos un consejo.

Cada vez que tengas un nuevo problema de productividad, mira antes si alguien lo ha resuelto. Los expertos de productividad escribimos libros, guías, cursos y diseñamos soluciones justamente para esto. Paradójicamente, acabas antes aprendiendo de productividad y haciendo luego tu problema que si arrastras el problema sin cesar. Desarrolla este reflejo y cada día serás más eficaz.

Un placer poder contar con una eminencia en el tema para aprender más. ¿Qué has aprendido tú?