Hace unos días publicamos en nuestro blog una entrevista al consultor de productividad personal Iago Fraga, para que nos hablase de su libro La Revolución Productiva y nos diera algunos consejos para aumentar nuestra eficacia tanto laboral como personal.
Hoy os
traemos la segunda parte de esta entrevista para que aprovechéis los consejos
de un experto de tanto nivel y sepáis que a ser productivo también se aprende.
Además, y al hilo de este tema, te proponemos el curso de Cómo evitar que mis presentaciones sean mediocres,
para aprender a planificar,
estructurar y diseñar presentaciones de alto impacto.
¿Las redes sociales benefician o perjudican nuestra productividad?
Toda herramienta puede ser bien
usada o mal usada. Las herramientas nunca son buenas o malas de por sí. Sin
embargo, he de admitir que, para el usuario medio, que se conecta sin ningún
tipo de fin, se conecta en todo momento y ya casi las concibe como su
"plan por
defecto" para cuando tienen 5 minutos
libres, están teniendo un impacto muy muy negativo. No sólo en el tiempo que
perdemos sino también por el impacto en nuestra atención. Es peligroso
constatar que, incluso cuando encontramos algo bueno en las redes sociales,
vamos directos a las fotos, lo leemos en diagonal y pasamos a lo siguiente.
Estos efectos son muy muy perjudiciales para trabajar correctamente.
¿Nos puedes dar algunos consejos para organizarnos mejor?
Primero: lee de productividad
personal. Abónate a un blog por ejemplo. Hay gente que se dedica a resolver tus
problemas cotidianos. Escúchalos. Aprovéchate de sus ideas. No hace falta
reinventar la rueda y no esperes a jubilarte.
Segundo: Dedica un cierto tiempo
a la semana a construir y configurar tus herramientas. Trabajas probablemente
más de 40 horas para tu jefe, ¿cuántas para ti? Créate una lista de tareas,
instala una aplicación de alarmas, aprende a automatizar pagos en el banco,
etc. Cada día tiene que llevarte menos esfuerzo hacer lo mismo y así liberas
más tiempo para ti (ya sea para gastar o reinvertir).
¿Cuál es tu frase favorita sobre productividad?
"Todo lo que tiene forma puede ser definido, y todo lo que puede ser
definido puede ser derrotado" (Sun Tzu). Uno de los grandes
desconocidos en productividad personal son las estrategias. La estrategia es
exactamente el paso que viene después de que nos hayamos marcado uno o varios
objetivos. Esta frase me encanta porque deja claro que no hay problema que no
tenga solución, sólo es cuestión de medios y de estrategia lo cual motiva mucho
y recuerda en qué hay que concentrar las fuerzas.
¿Cómo podemos ser más
productivos en nuestro trabajo?
La productividad es una
combinación de eficacia (hacer las cosas lo mejor posible) y pertinencia (hacer
lo que aporta valor). Así que mis dos grandes consejos serían: vuélvete un
experto de lo que repites a diario y haz lo que aporte valor, no lo que parezca
que hay que hacer.
¿Quizás lo más
difícil sea marcarte los objetivos? ¿Plantearlos bien? ¿Qué importancia le das
a los objetivos en el mundo de la productividad?
Los objetivos son lo más
importante en productividad. De hecho, tanto es así que solo puedes "ser
productivo" si tienes un objetivo porque se considera productiva a una
tarea tan solo si "te acerca" a tu objetivo. Si no tienes objetivo,
ninguna tarea puede acercarte.
Lo más difícil de los objetivos
es definirlos, es decir, concretarlos por escrito. Y esto nos cuesta porque
tenemos que decidir y dejar cosas de lado. Al mismo tiempo, cada cosa que
defines es una mini-victoria.
Por ejemplo, definir tu trabajo
ideal es un objetivo profesional. Mientras no defines tu trabajo ideal, es
difícil decir si te interesa o no aprovechar cada oferta de trabajo, cada
oportunidad o cada cambio que se presente. Sin embargo, si definieses desde hoy
tu trabajo ideal, podrías concebir inmediatamente un plan para alcanzarlo y
cada oferta u oportunidad de evolución la resolverías sin esfuerzo en función
de si te acerca o te separa de ese trabajo ideal.
Quiero mejorar mi
productividad personal, ¿cómo empiezo?
Ve a www.tecnicasdeorganizacion.com/guia-como-organizarme/
descárgate la guía ¿Cómo puedo organizarme? y léela. Eso te orientará, te dará
las primeras pinceladas y te ayudará a determinar por dónde continuar (en
función de tu caso). Es un pdf cortito y muy visual.
Necesito más tiempo,
¿cómo lo hago?
El tiempo ni se crea, ni se
gestiona. De hecho, estás constantemente "recibiendo tiempo" nuevo y
no necesitas más. El problema frecuente suele ser que hipotecamos todo el
tiempo que está por llegar, o bien porque tienes más horas comprometidas a la semana
de las que hay en la semana o bien porque existe algún frente al que has
decidido darle un cheque en blanco por todo el tiempo que esté por venir (por
ejemplo: tus hijos). Para tener tiempo libre necesitas renegociar esos
compromisos. No vas a disfrutar nunca de una hora libre mientras no tengas
menos horas comprometidas a la semana de las que tienes disponibles, ni
mientras que siga habiendo algún tema en tu vida al que le permitas el comerse
toda hora libre que generes. Reduce compromisos y crea proyectos que te
faciliten la vida (para gasta cada semana menos tiempo en lo recurrente).
¿Se debería capacitar
a cualquier empleado en productividad y gestión del tiempo?
Rotundamente sí. En criterios estrictamente económicos además,
la productividad es una de las mejores inversiones y más fáciles. En el caso de
los trabajadores del conocimiento y de aquellos que tienen un mínimo de
autonomía (y esto empieza desde que no te dicen en cada momento qué hacer) es
imprescindible. Una empresa improductiva simplemente no puede competir con otra
en la que cada individuo está formado en productividad es como si tuvieses el
doble de empleados a la mitad de coste.
¿Qué es lo que más
influye negativamente en nuestra productividad laboral?
Creo que todavía no estamos
preparados para gestionar a la gente muy productiva. En ciertos ambientes está
incluso desincentivada aunque sea involuntario. Al productivo, que te hace lo
mismo y mejor en la mitad de tiempo, se le reconoce poco, se le prima poco y se
le adjudican más engorros que al pasota de la oficina (porque todos queremos
trabajar con el que lo hace bien). Si no se premia a los que rinden más, es muy
probable que el productivo quiera dejar de rendir tanto o simplemente se vaya
allí donde le reconozcan. Hay que valorar la productividad, hay que
incentivarla y hay que reconocerla. Es un win-win tanto para la empresa como
para el empleado.
Es complicado ser
productivo y eficiente el 100% del día. ¿Qué sugieres tanto para combatir como
impulsar el momento de la caída de la productividad?
A menos que trabajes en una
fábrica, el trabajo que sacas adelante no depende tanto de las horas que
trabajas, sino de la calidad de tu trabajo. No descartes hacer una pausa cuando
te estanques para recargar pilas y prueba a dejar el trabajo simple y manual
para cuando estés agotado mentalmente.
Danos un consejo.
Cada vez que tengas un nuevo problema de
productividad, mira antes si alguien lo ha resuelto. Los expertos de
productividad escribimos libros, guías, cursos y diseñamos soluciones
justamente para esto. Paradójicamente, acabas antes aprendiendo de
productividad y haciendo luego tu problema que si arrastras el problema sin
cesar. Desarrolla este reflejo y cada día serás más eficaz.
Un placer poder contar con una eminencia en el tema para aprender más. ¿Qué has aprendido tú?
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